Manual de ejecución, los XII Pares, "La asociación de asociaciones".

El comienzo de la asociación “Los XII Pares”.

Justificación y Argumento.

Personalmente me siento satisfecho de haberme involucrado en diversas asociaciones internacionales, ya sean sociales, culturales, políticas y/o empresariales, la lista comprende la asociación internacional cultural “Nueva Acrópolis” (de la cual comienza mi enorme cariño por el voluntariado), la red de grupos trotskistas “Tendencia Marxista Militante”, “Comité de Lucha Estudiantil del Politécnico” (Quienes recientemente sufrieron un terrible incendio en sus instalaciones), la organización juvenil más grande del mundo “AIESEC” (dedicada a generar prácticas profesionales en el extranjero), “Club Rotaract” (rama de Rotary International gestionada por jóvenes)  y la Fundación “Escuelas Libres de Educación Científica” (rama de la Federación Internacional de Sociedades Científicas, también he tenido mucho contacto con “Jóvenes Empresarios Coparmex”. El número de las asociaciones en el mundo es amplio, sin embargo no son suficientes para cubrir las necesidades de la sociedad por la cual dichas asociaciones fueron creadas, es palpable en casi todas ellas una falta de profesionalismo, en el caso de las asociaciones empresariales es visible la falta de una conciencia social que les permita comportarse a la altura y les recuerde que tienen un compromiso con su comunidad.

De ahí comprende la necesidad de generar cuadros de liderazgo, profesionalización y conciencia social y ética a directivos de las asociaciones autónomas más importantes del  país, capacitando a los involucrados de una manera consciente y apegada a los métodos de proyección profesionales, es como las organizaciones podrán robustecerse y lograr sus objetivos.

La asociación “XII Pares” es un proyecto muy ambicioso liderado por un rotario y un servidor, pretende reunir a 12 líderes, cada uno de los líderes pertenecerá a  una asociación internacional distinta, para que tengan una capacitación en gestión de proyectos,  valores éticos, desarrollo de talentos y conciencia social, dicha capacitación constará de 12 sesiones, una sesión de 3 horas de duración una vez al mes. Se tendrá entendido que al finalizar las 12 sesiones, se hará una rotación con el fin de poder capacitar a 12 líderes distintos.

Resumen del proyecto.

Los XII Pares, cuyo nombre está inspirado en “El Cantar de Roldán” pretende simular de un cierto modo a la “Conferencia Mariano Otero”, la cual es un foro con un número reducido de estudiantes universitarios para tratar diversos temas sociales y políticos de nuestro país,  la Conferencia Mariano Otero, o “CoMO”, ha tenido como invitados oradores a los más prestigiados personajes de nuestro país, tales como ex presidentes de México, embajadores,  académicos, secretarios de Estado y empresarios. Ejemplos: Carlos Slim Helú, Miguel de la Madrid, Jacques Lecomte, Esteban Moctezuma, Lorenzo Meyer entre muchos otros. Sin embargo, “Los XII Pares” no pretende priorizar en foros con invitados especiales, más bien el poder capacitar a los líderes en conceptos de gestión de proyectos y ética.

Concepto.

La Asociación XII Pares es un círculo de estudio para líderes de diversas asociaciones de prestigio.

los XII Pares pretende buscar un círculo de invitados reducido, priorizando más la generación de conocimiento y conciencia, además de poder tener una planeación concreta de estudios que permita  al integrante estar completamente capacitado en la gestión de proyectos y valores éticos en un curso de 3 horas cada mes, con duración de 12 meses. Una vez concluido el curso, se hará rotación de miembros.

Misión.

Formar a los líderes de las asociaciones más importantes del país para que puedan lograr los objetivos más importantes dentro de su asociación, siendo XII Pares la “Asociación de Asociaciones”.

Visión.

Ser el centro de capacitación para líderes de las mejores asociaciones  más importante del país. Ser la mejor opción para asegurar un liderazgo integral de calidad que fomente el desarrollo del país a través de sus asociaciones.

Valores.

Los valores que regirán en Los XII Pares son los siguientes:

·         Diversidad e integridad.

·         Liderazgo en acción.

·         Interés continuo por el desarrollo intelectual.

·         Colaboración en equipo.

·         Espíritu de servicio a la comunidad .

·         Respeto y buen uso del tiempo propio y de otros.

Objetivos.

A corto plazo.

Poder reunir a 12 líderes sociales de las asociaciones conocidas por el comité organizador, terminar el contenido de los primeros 6 cursos y ya tener opciones para los otros 6, lograr el acuerdo con alguna instancia gubernamental para el uso de sus instalaciones (Museo Nacional de las Intervenciones).

A mediano plazo.

Poder involucrar a los mejores líderes de la Ciudad de México, establecer un contenido estandarizado de calidad y recibir el apoyo de instituciones privadas y de gobierno.

A largo plazo.

Poder generar distintos núcleos alrededor de la república que sigan el contenido establecido, además de generar un gran prestigio en la calidad de la enseñanza y tener como miembros a los más importantes líderes del país.

Análisis de viabilidad.

El proyecto XII Pares no intenta ser un grupo elitista del cual se intenten plantear ideas erróneas de liderazgo, más bien plantea  concientizar que el único liderazgo posible es el que se gesta a través del servicio. Es por ello que dará cabida a los líderes que personalmente se sientan interesados, dando una viabilidad más flexible.

Tendremos que hacer un análisis de la viabilidad a través de un análisis FODA de los agentes externos e internos que involucrarían la formación de “Los XII Pares”.

Fortalezas.

·         Se intentará integrar a personas con roles de liderazgo y conciencia social, por lo que estarán interesadas en el desarrollo de “Los XII Pares”.

·         Se tienen claros los objetivos de los cursos, por lo que todos los esfuerzos se harán más eficientes al conocer el rumbo.

·         Buena relación con instancias gubernamentales y empresariales, por lo que el uso de un espacio, la petición de materiales y la difusión en diversos medios está asegurada.

·         Buena relación con varias asociaciones alrededor de la ciudad de México, por lo que el alcance es grande.

Oportunidades.

·         En México existe un crecimiento importante de Organizaciones No Gubernamentales.

·         En 2004 se calculaban alrededor de 4mil 162 Organizaciones No Gubernamentales.

·         El nacimiento en México de un boom de concientización política y social.

Debilidades.

·         No contar con un presupuesto inicial basto para poder tener un alcance aún mayor.

·         Falta de interés por parte de asociaciones conocidas.

Amenazas.

·         Distintas Organizaciones No gubernamentales se encuentran totalmente politizadas o tienen ideologías no dispuestas a recibir retroalimentación.

·         Distintas Organizaciones son fraudulentas en el sentido que buscan el lucro y/o se muevan bajo ciertos intereses.

·         Organizaciones son fraudulentas en el sentido que buscan el lucro y/o se muevan bajo ciertos intereses.

·         Organizaciones aplican el uso de semiótica o simbología especial que desea difundir.

Planificación organizativa y estilos de dirección.

Será importante mencionar que necesitaremos una estructura eficiente de pocos miembros, sin embargo no se debe de pasar de largo todas las actividades que se necesitan generar, por lo tanto se ha decidido segmentar al comité organizador en 3 grandes áreas, cabe destacar que el directivo de cada área tendrá la opción de trabajar con los miembros que considere necesario, sin embargo se recomendará que no sean muchos participantes. 

Áreas

·         Relaciones Externas.

Esta área es la encargada de mantener una relación de cercanía con las distintas asociaciones para difundir el proyecto, asistir a los interesados y hacer una selección final para el primer curso, enlistando a las personas interesadas para los siguientes años.

El perfil del director del área de relaciones externas debe tener conocimientos de ventas y trato al cliente, con una personalidad extrovertida sin llegar a ser falto de respeto, deberá haber tenido experiencia en asociaciones por lo que sus relaciones podrían servirnos para concretar los objetivos.

·         Planeación y Presupuestos.

Esta área está encargada de generar el contenido de calidad y exacto para 12 cursos de 3 horas por mes.

Se encarga de la logística de ejecución y de cuestiones espacio/tiempo, así como de generar los correctos deadlines en base a la línea del proyecto.

El perfil del director de planeación debe tener conocimientos de gestión de proyectos y finanzas, su personalidad debe de ser de orden y seriedad, sin embargo también será flexible para casos especiales. Deberá tener una comunicación grande con las demás áreas, por lo que también se pide que tenga una tolerancia y un respeto adecuado.

·         Comunicaciones y Gestión de Información.

Encargada de la imagen de “Los XII Pares”.

Encargada de la gestión de marketing y del correcto respeto del branding.

Encargada de la correcta difusión de la información: A medios externos, a líderes y al comité organizador.

El perfil del director del área de comunicaciones debe de tener conocimientos de diseño y programación, sobre todo para redes sociales, abierto a críticas para mejorar el espacio virtual y sobre todo, responsable al momento de las constantes comunicaciones que se podrán gestar durante el proyecto.

Planificación y programación.

Para poder planificar las actividades y crear las áreas que comprenderán la creación de “Los XII Pares”, se tendrán en cuenta los objetivos y las necesidades, teniendo en cuenta el alcance al que podemos llegar, además de conocer ciertos riesgos que pudieran impedirnos la realización o en dado caso desviarnos de los principales objetivos.

Línea de base.

Nuestra línea de base se tomará como una referencia por la cual, los objetivos planeados no se desvían, dicha línea de base es flexible en base a los cambios que se podrían generar para reforzar los objetivos y acoplarse a los factores externos.

Planificación.

Se generará una correcta línea de ejecución de las actividades que se deben realizar para una correcta gestión de los cursos y para satisfacer las necesidades que exige el proyecto.

Capacitación.

Se capacitarán a la mesa directiva de la organización la cual tendrá que absorber las buenas prácticas así conocer las opciones más viables de ejecución.

Ejecución y monitoreo.

Se comenzarán las capacitaciones y foros, se conocerá la viabilidad del proyecto en base a las mejoras de los líderes dentro de las organizaciones a las que pertenecen, además de cuestionarios de satisfacción.

Reporte de resultados y Retroalimentación.

Se elaborará al final del curso un reporte que muestre los resultados obtenidos, así como la aplicación e inserción de los conocimientos adquiridos para cada una de las asociaciones. De igual manera se pedirá se realice una evaluación por cada asociación para así tener un ciclo completo de aprendizaje y mejora continua.

Etapas

1.       Planeación.

Área: Planeación y Presupuesto

·         Creación del objetivo fundamental de XII Pares, perfiles a trabajar, proyección del contenido (que posteriormente será revisado/aprobado o modificado por personal calificado).

·         Búsqueda y reclutamiento de sociólogos para llevar a cabo el diseño del contenido del programa.

·         Concretar el nombramiento de los líderes de cada área (“Planeación y presupuesto”, “relaciones externas” y “comunicaciones y gestión de la información).

·         Creación de un plan financiero (si se ocupará algún tipo de material, posible renta del espacio físico, equipo necesario, etc.).

·         Búsqueda de un espacio físico para llevar a cabo las sesiones.

·         Creación de un plan de seguimiento y evaluación del rendimiento en cada una de las áreas.

Área: Relaciones externas.

·         Búsqueda, contacto  y relación con las asociaciones que serán participes (Localización, contacto vía telefónica/presencial, presentación del programa, presentación de perfiles necesarios para esparcir los conocimientos que adquirirá, presentación de beneficios al integrarse al curso).

·         Análisis de actividades de las asociaciones con la finalidad de que no existan conflictos (en el tiempo en el que se lleven a cabo las sesiones) en actividades previamente planeadas por cada uno de los participantes.

·         Búsqueda de patrocinios (Posiblemente ofreciendo un posicionamiento y alcance de perfiles de liderazgo juveniles).

Área: Comunicaciones y Gestión de Información.

·         Creación de branding para la identificación del curso.

·         Planeación de estrategia de promoción respetando el branding previamente establecido (creación del blog, correo electrónico, página web, etc).

·         Creación de estrategias de manejo de información (canales de comunicación tales como Facebook, twitter, correo electrónico).

Riesgos

·         Elección en el comité organizador de personas no preparadas en el área.

·         Desviación de los objetivos.

·         Espacios físicos no adecuados para los cursos.

·         Personal (sociólogos y psicólogos) no capacitado para auditar el contenido.

·         Invitación a asociaciones que no tengan objetivos éticos.

·         Mala difusión del proyecto.

·         Difusión a medios no adecuados.

·         Contenido de marketing poco atractivo.

2.       Capacitación.

Área: Planeación y Presupuesto.

·         Comienzo del análisis del contenido.

·         Entrega del contenido a personal capacitado.

·         Valoración de los cuestionarios de satisfacción.

·         Comienzan los ejercicios de simulación para perfeccionar los 6 primeros cursos por parte de los instructores.

·         Retroalimentación constante de todos los miembros para perfeccionar los cursos.

·         Concretar un presupuesto base de acuerdo con las necesidades. 

Área: Relaciones Externas.

·         Concretar el grupo de líderes que recibirán los cursos.

·         Concretar el espacio que se usará (Las mejores propuestas son Museo Nacional de Intervenciones y Biblioteca José Vasconcelos).

·         Concretar la lista de patrocinadores de acuerdo a las necesidades del área de planeación y presupuesto.

Área: Comunicaciones y Gestión de la Información.

·         Difusión a los líderes de la capacitación a los instructores (de manera que estén motivados para recibir los cursos).

·         Reportar listos a los líderes para poder sincronizar horarios y generar el mejor horario posible.

Riesgos.

·         Falta de sincronía entre los líderes para concretar un horario.

·         Carencia de preparación a los instructores durante la capacitación.

·         Poca difusión a los líderes (falta de atractivo, pérdida de motivación).

·         Falta de patrocinadores (carencia de materiales y/o herramientas que cubran nuestras necesidades).

·         Falta de espacio físico.

3.       Ejecución.

Área: Planeación y Presupuesto.

·         Gestionar los horarios en base al lugar de los cursos.

·         Constante búsqueda de cambios en base a los indicadores.

·         Planeación del contenido de la segunda etapa (siguientes 6 meses).

·         Ejercicios de simulación para perfeccionar los 6 primeros cursos por parte de los instructores.

·         Constante monitoreo de los indicadores.

·         Control de cada curso en base a un código de comportamiento.

Área: Relaciones Externas.

·         Seguimiento constante de los acuerdos y patrocinios logrados para que estos se lleven a cabo.

·         Seguimiento constante de las asociaciones involucradas y de las asociaciones relacionadas con estas.

Área: Comunicaciones y Gestión de Información.

·         Seguimiento constante a los líderes involucrados en el curso a través de las redes sociales y de los medios de comunicación.

·         Inserción en el marketing de los conceptos desarrollados durante el curso.

Riesgos.

·         Pérdida de interés/compromisos por parte de los líderes involucrados.

·         Falta de comportamiento o moderación durante los cursos.

·         Compromisos no se cumplen.

·         Falta de un seguimiento en los indicadores (No podremos saber las debilidades que podemos cambiar).

·         Falta de seguimiento a los líderes, falta de información que puedan orillarlos a no asistir.

4.       Reporte de resultados y Retroalimentación

Área: Planeación y Presupuesto.

·         Gestionar la relación de mejora en los indicadores para así conocer los conceptos que más ayudaron a los líderes y así mejorar el contenido.

·         Analizar los cuestionarios de satisfacción para poder conocer las debilidades y fortalezas que se percibieron y hacer cambios en la estrategia y metodología.

Área: Relaciones Externas.

·         Hacer un porcentaje de compromisos cumplidos por parte de los patrocinadores y por parte nuestra.

·         Análisis de posibles alianzas, estrategias y patrocinios en base a los resultados obtenidos.

Área: Comunicaciones y Gestión de Información.

·         Análisis del alcance obtenido, observando principalmente los medios y plataformas que tuvieron menos impacto par a poder hacer una mejora.

·         Actualización de las plataformas con contenido del curso (Fotografías y conceptos aprendidos).

Riesgos.

·         Falta de un plan de mejora continua y análisis profundo de debilidades y nuevas amenazas en todas las áreas.

·         Falta de  un plan de análisis de fortalezas y nuevas oportunidades en todas las áreas.

Planificación de sistema de control y seguimiento.

El sistema de control tendrá como base la medición de KPIs, los indicadores estarán basados en el rendimiento y profesionalización de los proyectos en la cual los miembros están involucrados dentro de la organización donde pertenecen, además de un cuestionario de satisfacción necesario para poder medir la motivación de los miembros.

Debido a que los miembros son voluntarios, no se les puede exigir que llenen formatos engorrosos como si fueran empleados que reciban un sueldo, pero sí se les puede pedir un cierto nivel de compromiso, dicho compromiso será generar reportes de sus proyectos, en las cuales se comente la inserción de alguna u otra herramienta y/o metodologías aprendidas durante su estancia en “Los XII Pares”.

Por lo tanto, la medición será sencilla, el porcentaje de herramientas y metodologías aprendidos en “Los XII Pares”  insertadas en cada proyecto, además de la inserción de valores morales y éticos dentro de la misión, visión, objetivos y sobre todo la ejecución serán nuestros indicadores.

Podríamos considerar los elementos importantes “ev” vistos en la sesión número “n”, entonces en la siguiente sesión analizaremos en el reporte la cantidad de elementos vistos en la sesión “n” que existen en el reporte “er” y así sacar nuestro porcentaje= (er/ev) *100.

Cabe señalar que podría ser poco fiable el solo dejar a los líderes que hagan su reporte, por lo que el comité organizador tendrá la responsabilidad de monitorear las actividades y proyectos de cada líder, y poder generar un indicador propio, los indicadores se podrán contrastar y comparar.

Para el cuestionario de satisfacción se darán preguntas específicas y se tendrá un intervalo de 0 al 5, o como “totalmente en desacuerdo” y 5 como “totalmente de acuerdo”.

Conclusiones.

El poder tener un manual de ejecución del proyecto es una garantía para tener un proyecto exitoso, el poder tener una guía de las actividades necesarias para cumplir con los objetivos a través de actividades planificadas correctamente en una línea de base y conociendo los posibles riesgos, es adelantarse a los problemas y hacerles frente en un periodo donde los riesgos no afectan la correcta ejecución del proyecto.

En este caso, “Los XII Pares” nace concretamente de la falta de conocimiento de gestión de proyectos en las asociaciones autónomas de voluntariado, además de reforzar sus valores éticos y orientar cada proyecto a un éxito que impacte de una manera positiva a la sociedad donde está inmersa. Sin duda el mejoramiento y profesionalización de los proyectos en todas las asociaciones sociales, políticas y empresariales harán un país mejor, qué mejor enseñarle a estas asociaciones una buena gestión de proyectos que dando el ejemplo.

Bibliografía.

·         García, Javier(2009,2010). La etapa de ejecución. Gestión de proyectos tecnológicos. España: Universidad Antonio de Nebrija.

·         Administración de proyectos y manual de ejecución. Consultoría en Proyectos de Inversión.