Selección y justificación del caso.
RYLA
Latinoamérica.
RYLA es un congreso
diseñado para líderes sociales jóvenes,
RYLA Latinoamérica será el primer congreso
“RYLA” para jóvenes de Latinoamérica
y se llevará a cabo en la Ciudad de México
del día 16 al 19 de noviembre, representa para mi un enorme reto, al poder
tener una oportunidad de aplicar el conocimiento
administrativo que he tenido gracias a la maestría, sin embargo dicho
conocimiento tenía que llevarse a la práctica, lamentablemente he podido analizar
problemáticas que han postergado la realización del congreso,
además de crear un ambiente de incertidumbre
dentro de la mesa directiva. A continuación se planteará el contexto de RYLA Latinoamérica, para
después comentar las problemáticas
que han ido surgiendo y que han generado un clima de incertidumbre. Teniendo
claras las problemáticas, se analizarán
las distintas estrategias que den paso a una solución de cada conflicto para
finalmente modelar dichas
estrategias en nuestro caso “RYLA
Latinoamérica”.
Contexto de RYLA.
Contexto de RYLA.
Rotary
Internacional. Es una organización mundial de voluntarios compuesta de líderes empresariales y profesionales universitarios y no
universitarios, que prestan servicio
humanitario en sus comunidades y promueven el desarrollo
de la buena voluntad y la paz. Los rotarios organizados en más de 200 países y regiones
geográficas, llevan a cabo proyectos para abordar los problemas del mundo actual, incluidos: el analfabetismo, las
enfermedades, la pobreza y el hambre, la falta de agua potable y el deterioro del medio ambiente, a
la vez que fomenta la aplicación de
elevadas normas de ética en sus respectivos campos.
RYLA.
Es un seminario
de jóvenes, enfocado a potencializar
la superación personal, la paz mundial y el liderazgo para impactar a través de
acciones que trasciendan en forma positiva en su comunidad; con el fin de aprender
más sobre Rotary International, dar a conocer la
grandeza de nuestra cultura mexicana, fomentar el compañerismo, la integración y amistad de
los participantes.
RYLA
Latinoamérica. está pensando en jóvenes con potencial de liderazgo de todos los países Latinoamericanos entre las edades de 18 a 30 años. Creemos que al ver tantas
necesidades en el mundo, los jóvenes pueden ser artífices del cambio, con tanta imaginación, vitalidad e ideas
nuevas para realizar transformaciones en sus comunidades. Nuestro tema central es: Responsabilidad Social.
Misión.
Por medio del Seminario comprometer y concientizar a la juventud a través de su liderazgo mediante acciones en concreto para mejorar su
comunidad.
Visión.
Hacer el evento de Rotary
International juvenil más grande de
su tipo y riqueza por su contenido, concientización y acción.
Contenido.
- Definición de Liderazgo.
- Autoconocimiento
personal y Capital Humano.
- Ejemplos de Liderazgo Social.
- Liderazgo
en Acción: Servicio a la Comunidad.
- Conferencias Magistrales, Pláticas, Panels, Dinámicas Grupales, Sesiones de Trabajo,
Actividades en Universidades y Exposiciones de líderes con un gran
dinamismo y enfocado a la juventud.
- Visita a Embajadas,
Representaciones Estatales como el Senado y Organizaciones de la Sociedad
Civil.
- Sesiones informativas y de
trabajo con Clubes Rotaract y Rotarios.
- Actividades de
Servicio a la Comunidad.
- Visita a
Lugares Turísticos, Museos,
Antro y Cena de Gala.
Desde que se inició el proyecto RYLA Latinoamérica, accedí a ser el subdirector de logística, por lo tanto, dicho proyecto se ha vuelto
en una de las actividades más importantes actualmente.
Desarrollo del Caso.
A continuación mencionaré las distintas problemáticas que han surgido a lo
largo del proyecto.
- La falta de seriedad es muy grave El primer
problema que pude encontrar, fue el hecho de frustración de gran parte de la mesa directiva al no poder
llegar a acuerdos con el presidente del congreso, ejemplos de una anti-democracia
han sido muchos, pero el principal hecho fue:
Se intentó pedirle al presidente una reducción de
delegados al congreso, de 500 a 200 personas dicha petición fue hecha por una
parte de la junta directiva con el objetivo de ofrecerle a los delegados una
mayor calidad, además de poder tener más controlada la logística, el presidente
se negó argumentando que tendríamos la capacidad de hacerlo.
La situación que agravó el descontento fue que
un Rotario hizo la petición de reducir el número de delegados justamente por la
misma situación además del punto de tener nosotros la decisión de elegir a los
delegados, el presidente aceptó argumentando ante la mesa directiva solo el
punto de la elección de los delegados, dichos argumentos entristecieron a
varios miembros del equipo, pues el mismo hecho que el presidente le hiciera
caso a la petición por un rotario y no al de la mesa directiva, los hizo sentir
sin derecho a expresarse y de ser tomados en cuenta.
- También se ha podido analizar la falta de preparación en las sesiones
de directivos, ningún directivo tenía claro el objetivo de las sesiones y
durante éstas, tan solo se improvisaba,
no se tenía un flujo de la sesión controlada
y normalmente caían en situaciones vagas,
las reuniones terminaban ya muy noche sin llegar a ningún punto, dicha cuestión orilló a que en poco tiempo,
las sesiones solo llegaran 3
o 4 personas.
- La falta de claridad en
las actividades de las áreas fue un punto muy crítico, inclusive
provocaron la detención de
actividades, el área de comunicaciones no tenía claro hasta donde le tocaba trabajar y dar paso al área de Relaciones Públicas, el
área de Relaciones Públicas no sabía lo que le tocaba hacer pues existía
también un área de Logística. Inclusive el área de Logística no sabía qué
tenía que conseguir por su cuenta y qué le iba a ser proporcionado por
medio del área de Patrocinios.
- El punto que a mi consideración fue el más preocupante, fue la
falta de un sistema de monitoreo
en diversas áreas, debido a que en algunas áreas no se tuvo ningún avance
por falta de control, mientras en el área de Logística (lidereados por el
director de logística: Rolando Frank y por el subdirector de logística, un
servidor), se tenían ya estructurados todos los procesos que
nuestra área necesitaba cubrir tales como la alimentación, el transporte,
las distancias, los materiales etc., en áreas como Relaciones Públicas no
sé tenía absolutamente nada de trabajo. Un ejemplo claro fue el vicepresidente (quien renunció al
cargo tiempo después), quien debido a su trabajo casi nunca pudo estar
presente en las sesiones y no
pudo organizar ni seguir la estructuración del evento.
- La selección también fue un punto crítico, pues se seleccionaban a
personas que no estaban capacitadas para ejercer los
cargos, o que tenían trabajo excesivo que solo usaban su tiempo libre para
descansar.
- El último punto claro a considerar fue la misma actitud del presidente del evento,
quien muchas veces desmotivaba
al equipo, hacía comentarios imprudentes
y normalmente exigía
resultados, recordemos que en RYLA, los miembros de la mesa directiva son voluntarios, no se recibe pago de
éste y no se tiene una necesidad de colaborar más que por los ánimos de realizarlo, por lo que
los liderazgos deben de ser humildes,
tener conocimiento de procesos
(para poder hacer más eficiente
cada esfuerzo) y sobre todo,
ser motivadores claros y exigir
a sus subordinados de una manera cordial, pero sobre todo clara.
Nuestro presidente carece de dichas características.
Dichas problemáticas orillaron a la postergación del
evento de Agosto a Noviembre, pues no se tenían acciones
concretas, tampoco interesados en venir
pues también el área de comunicaciones estaba parado, por lo tanto no había dinero con qué pagar al Hotel ni a los
proveedores del congreso.
A dos meses del evento, el proyecto sigue relativamente parado en algunas áreas,
podría augurarse el fracaso del
proyecto, sin embargo no es tiempo para darse por vencidos, es una oportunidad única de sacar el proyecto
adelante, de lograr los objetivos,
de realizar lo mejor posible el
congreso y sobre todo de poder motivar
a los líderes de toda Latinoamérica
para que sigan adelante con sus proyectos mejorándolos y generar así un impacto
aún más grande en sus comunidades.
Posibles líneas de reflexión.
No se tiene una visualización
de la solución del conflicto más clara que el de las 5Cs del trabajo en equipo:
<!--[if !supportLists]-->§
<!--[endif]-->Complementaridad.
Las interconexiones
de las áreas son un punto que se debe construir mediante el conocimiento de responsabilidades,
tener una integración clara y precisa, no con el pensamiento de poder liberarse
de responsabilidades o culpar a otra área, sino con el pensamiento de siempre
estar atentos sobre como apoyar a
las demás áreas.
Las actividades de integración son un foco importante, al principio del proyecto se
hizo una actividad de integración increíble, sin embargo considero que podrían
existir ejercicios de integración de breve
duración que pudieran estar relacionados
con el proyecto.
El proceso de interdependencia debe de hacer una reflexión entre nosotros sobre cómo
somos complementarios un área con
otra y poder ayudarnos entre todos.
<!--[if !supportLists]-->§
<!--[endif]-->Coordinación.
Las interconexiones
no solamente se deberán conocer para buscar la complementariedad sino para generar un esfuerzo conjunto, la coordinación es el factor
que permitirá el flujo rápido y eficiente de los procesos, el poder alcanzar
las metas de una manera más robusta.
Todos
los miembros de la mesa directiva deberán estar concientes de que un objetivo alcanzado por parte de su área, también será importante para las demás.
<!--[if !supportLists]-->§
<!--[endif]-->Comunicación.
El poder tener una formalidad en cada sesión y en cada objetivo, tener totalmente
claros las metas correspondientes a
cada área así como su interconexión
entre las demás áreas son puntos que deben tratarse seriamente.
Es claro que lo que se deberá cambiar a primera
instancia es el tipo de negociación
con la cual la mesa directiva negocie
con sus presidente un factor importante con el que se alcance el éxito, no se podrá tener un trabajo importante si no se tiene un
ambiente de respeto durante las negociaciones,
menos cuando se sabe que todos son voluntarios.
<!--[if !supportLists]-->§
<!--[endif]-->Confianza.
Un punto que aún no se ha tenido, y a lo mejor no se
ha tenido del todo, se ha perdido la confianza entre los integrantes, esto ha
hecho que muchos miembros ya no confíen en el éxito del congreso.
También comprendo vital el poder ser generosos y humildes, se deberán acabar las exigencias de mala gana y los comentarios incluso
sarcásticos en ofensa a cualquier miembro.
<!--[if !supportLists]-->§
<!--[endif]-->Compromiso.
Lo considero como el primer punto a cambiar, la motivación
con la que se de cualquier actividad es vital, el poder recordar porqué y para qué estamos haciendo el congreso, la idea en los miembros de
poder generar un impacto
importantísimo para la vida de muchos líderes sociales en Latinoamérica. Sin
duda la motivación será la principal
generadora de éxito.
Una vez teniendo importantes
soluciones a las diversas problemáticas,
se plantea un plan de acción, es
decir, propuestas.
- Primeramente será necesario tener un código de ética con
el cual nos regimos, será importante el respeto mediante la humildad y la tolerancia.
- Concienciar a la mesa directiva para que cada decisión
se aplique por medio de votaciones
y no solamente por la decisión
del presidente, dicha decisión
tendrá que ser analizada a
detalle y tendrá que mejorar y/o facilitar los procesos de cualquier índole relacionada a RYLA Latinoamérica, sin duda una organización democrática, deberá tener eventos democráticos y no autoritarios.
- Pedir 2 días antes al
presidente, el flujo de cada
sesión y conocer los objetivos
de ésta, de manera que se pueda estructurar
la sesión para que sea rápida y sin redundancias.
- Cada área deberá tener enlistados los objetivos principales
de la misma, de qué manera interactúa
con absolutamente cada área, tener un flujo
de actividades de cada área desde ahora hasta el día del congreso, con un
calendario riguroso en entrega de resultados, sería una gran fortaleza, pues así se
estaría consciente de lo que
debe hacer sin necesidad de ser
exigidos por el presidente.
- El presidente deberá ser un administrador
y un motivador, tendrá que respetar los puntos de vista de
cada miembro y saber negociar
cualquier diferencia en base a lo que es mejor para el proyecto y no en su
propia creencia.
- Se aprovecharán las herramientas
virtuales (WIZIQ, SKYPE) para
realizar sesiones y así poder tener un monitoreo más continuo
y efectivo.
- Se harán actividades de integración breves y se abrirá al final una ronda de retroalimentación en puntos que pudieron ver débiles de
cualquier área determinada. Un ejercicio podría ser: escoger a una persona
y preguntarle ¿Qué es lo que harías
si estuvieras en mi área? la actividad dura 5 minutos (5 minutos le
responde una persona y 5 minutos la otra ) , al terminar se cambian
las personas para poder preguntarle a otro miembro, creo que pudiera
servir como una retroalimentación
fantástica en un ambiente de respeto.
- La integración al equipo de personas que dispongan de tiempo necesario, y también que
tengan alguna experiencia en el
área que cubrirán, en caso de no encontrar una persona experimentada, el
miembro deberá cumplir un perfil
adecuado al área donde trabajarán.
- Existen 5 puntos en la que nosotros (La mesa directiva) deberíamos trabajar, dichos puntos son:
Recepción.
Principalmente saber escuchar, pero escuchar de manera de
respeto, no para buscar alguna debilidad
en los argumentos, sino para buscar fortalezas.
Retención.
Poder ser capaces de recordar nuestros compromisos
y actividades futuras para así poder cumplirlas
y no dejar actividades sin realizar solo por haberlas olvidado.
Análisis.
Poder tener una estructura mental en
cada momento del proyecto, dicha estructura deberá de
estar siempre alineada con los objetivos
a alcanzar.
Emisión.
Se debe de ser más asertivos al
momento de comunicarse, con respeto
y sobre todo con mucha humildad.
Control.
El ser responsables es una obligación
pero la mesa directiva debe ser más
que eso, deberá tener herramientas
para poder monitorear y gestionar las diversas problemáticas
que se vayan dando.
Conclusión
El conocimiento teórico del liderazgo organizacional es una herramienta maravillosa para poder enfrentar y solucionar
los problemas de una manera más eficiente, el proceso de análisis y
de usar los distintos modelos de solución de conflicto y negociación servirán
para darle solución a una seria problemática
la cual es el estancamiento de un proyecto.
En este caso RYLA
Latinoamérica significa un reto muy
grande y muy importante, pues tiene problemas muy complejos, pero también grandes posibilidades de solucionarlo.
Concluyo que los grandes problemas y retos del liderazgo organizacional, de las maneras
más diversas y frustrantes únicamente se pueden encontrar en los proyectos sociales basados en el voluntariado, debido a que son
proyectos donde los miembros y líderes no
reciben remuneración alguna, el compromiso no surge de la necesidad económica sino
de la voluntad de trabajar por un
mundo mejor, sin embargo dicha necesidad es más fácilmente quebrantable y el
compromiso debe de regenerarse para
alcanzar cualquier objetivo, es
justamente donde surgen los grandes líderes que pueden enfrentar cualquier
tipo de reto, son motivadores, generadores de más lideres y sobre
todo, son conscientes del entorno
que los rodean, por lo que siempre buscarán que en la innovación y el liderazgo
se encuentre un factor que pueda beneficiar a todo su entorno.
Del Castillo Otero, Marcela. Dos es
mejor que uno [En Línea]. México: Instituto Tecnológico de Sonora.
Bibliografía.
Disponible en:
http://biblioteca.itson.mx/oa/educacion/oa5/trabajo_en_equipo_dos_es_mejor_que_uno/index.htm