RYLA Latinoamérica, un congreso para líderes ¿Organizado por líderes?

Selección y justificación del caso.

RYLA Latinoamérica.

RYLA es un congreso diseñado para líderes sociales jóvenes, RYLA Latinoamérica será el primer congreso “RYLA” para jóvenes de Latinoamérica y se llevará a cabo en la Ciudad de México del día 16 al 19 de noviembre,  representa para mi un enorme reto, al poder tener una oportunidad de aplicar el conocimiento administrativo que he tenido gracias a la maestría, sin embargo dicho conocimiento tenía que llevarse a la práctica, lamentablemente he podido analizar problemáticas que han postergado la realización del congreso, además de crear un ambiente de incertidumbre dentro de la mesa directiva. A continuación se planteará el contexto de RYLA Latinoamérica, para después comentar las problemáticas que han ido surgiendo y que han generado un clima de incertidumbre. Teniendo claras las problemáticas, se analizarán las distintas estrategias que den paso a una solución de cada conflicto para finalmente modelar dichas estrategias en nuestro caso “RYLA Latinoamérica”.

 

Contexto de RYLA.

Rotary Internacional. Es una organización mundial de voluntarios compuesta de líderes empresariales y profesionales universitarios y no universitarios, que prestan servicio humanitario en sus comunidades y promueven el desarrollo de la buena voluntad y la paz. Los rotarios organizados en más de 200 países y regiones geográficas, llevan a cabo proyectos para abordar los problemas del mundo actual, incluidos: el analfabetismo, las enfermedades, la pobreza y el hambre, la falta de agua potable y el deterioro del medio ambiente, a la vez que fomenta la aplicación de elevadas normas de ética en sus respectivos campos.

RYLA. Es un seminario de jóvenes, enfocado a potencializar la superación personal, la paz mundial y el liderazgo para impactar a través de acciones que trasciendan en forma positiva en su comunidad; con el fin de aprender más sobre Rotary International, dar a conocer la grandeza de nuestra cultura mexicana, fomentar el compañerismo, la integración y amistad de los participantes.

RYLA Latinoamérica. está pensando en jóvenes con potencial de liderazgo de todos los países Latinoamericanos entre las edades de 18 a 30 años. Creemos que al ver tantas necesidades en el mundo, los jóvenes pueden ser artífices del cambio, con tanta imaginación, vitalidad e ideas nuevas para realizar transformaciones en sus comunidades. Nuestro tema central es: Responsabilidad Social.

Misión.

Por medio del Seminario comprometer y concientizar a la juventud a través de su liderazgo mediante acciones en concreto para mejorar su comunidad.

Visión.

Hacer el evento de Rotary International juvenil más grande de su tipo y riqueza por su contenido, concientización y acción.

Contenido.

1. Definición de Liderazgo.
2. Autoconocimiento personal y Capital Humano.
3. Ejemplos de Liderazgo Social.
4. Liderazgo en Acción: Servicio a la Comunidad.

• Conferencias Magistrales, Pláticas, Panels, Dinámicas Grupales, Sesiones de Trabajo, Actividades en Universidades y Exposiciones de líderes con un gran dinamismo y enfocado a la juventud.
• Visita a Embajadas, Representaciones Estatales como el Senado y Organizaciones de la Sociedad Civil.
• Sesiones informativas y de trabajo con Clubes Rotaract y Rotarios.
• Actividades de Servicio a la Comunidad.
• Visita a Lugares Turísticos, Museos, Antro y Cena de Gala.

 WWW.RYLALATINO.ORG

Desde que se inició el proyecto RYLA Latinoamérica, accedí a ser el subdirector de logística, por lo tanto, dicho proyecto se ha vuelto en una de las actividades más importantes actualmente.

Desarrollo del Caso.

A continuación mencionaré las distintas problemáticas que han surgido a lo largo del proyecto.

• La falta de seriedad es muy grave El primer problema que pude encontrar, fue el hecho de frustración de gran parte de la mesa directiva al no poder llegar a acuerdos con el presidente del congreso, ejemplos de una anti-democracia han sido muchos, pero el principal hecho fue:

Se intentó pedirle al presidente una reducción de delegados al congreso, de 500 a 200 personas dicha petición fue hecha por una parte de la junta directiva con el objetivo de ofrecerle a los delegados una mayor calidad, además de poder tener más controlada la logística, el presidente se negó argumentando que tendríamos la capacidad de hacerlo.

La situación que agravó el descontento  fue que un Rotario hizo la petición de reducir el número de delegados justamente por la misma situación además del punto de tener nosotros la decisión de elegir a los delegados, el presidente aceptó argumentando ante la mesa directiva solo el punto de la elección de los delegados, dichos argumentos entristecieron a varios miembros del equipo, pues el mismo hecho que el presidente le hiciera caso a la petición por un rotario y no al de la mesa directiva, los hizo sentir sin derecho a expresarse y de ser tomados en cuenta.

• También se ha podido analizar la falta de preparación en las sesiones de directivos, ningún directivo tenía claro el objetivo de las sesiones y durante éstas, tan solo se improvisaba, no se tenía un flujo de la sesión controlada y normalmente caían en situaciones vagas, las reuniones terminaban ya muy noche sin llegar a ningún punto, dicha cuestión orilló a que en poco tiempo,  las sesiones solo llegaran 3 o 4 personas.
• La falta de claridad en las actividades de las áreas fue un punto muy crítico, inclusive provocaron la detención de actividades, el área de comunicaciones no tenía claro hasta donde le tocaba trabajar y dar paso al área de Relaciones Públicas, el área de Relaciones Públicas no sabía lo que le tocaba hacer pues existía también un área de Logística. Inclusive el área de Logística no sabía qué tenía que conseguir por su cuenta y qué le iba a ser proporcionado por medio del área de Patrocinios.
• El punto que a mi consideración fue el más preocupante, fue la falta de un sistema de monitoreo en diversas áreas, debido a que en algunas áreas no se tuvo ningún avance por falta de control, mientras en el área de Logística (lidereados por el director de logística: Rolando Frank y por el subdirector de logística, un servidor),   se tenían ya estructurados todos los procesos que nuestra área necesitaba cubrir tales como la alimentación, el transporte, las distancias, los materiales etc., en áreas como Relaciones Públicas no sé tenía absolutamente nada de trabajo. Un ejemplo claro fue el vicepresidente (quien renunció al cargo tiempo después), quien debido a su trabajo casi nunca pudo estar presente en las sesiones y no pudo organizar ni seguir la estructuración del evento.
• La selección también fue un punto crítico, pues se seleccionaban a personas que no estaban capacitadas para ejercer los cargos, o que tenían trabajo excesivo que solo usaban su tiempo libre para descansar.
• El último punto claro a considerar fue  la misma actitud del presidente del evento, quien muchas veces desmotivaba al equipo, hacía comentarios imprudentes y normalmente exigía resultados, recordemos que en RYLA, los miembros de la mesa directiva son voluntarios, no se recibe pago de éste y no se tiene una necesidad de colaborar más que por los ánimos de realizarlo, por lo que los liderazgos deben de ser humildes, tener conocimiento de procesos (para poder hacer más eficiente cada esfuerzo) y sobre todo, ser motivadores claros y exigir a sus subordinados de una manera  cordial, pero sobre todo clara. Nuestro presidente carece de dichas características.

Dichas problemáticas orillaron a la postergación del evento de Agosto a Noviembre, pues no se tenían acciones concretas, tampoco interesados en venir pues también el área de comunicaciones estaba parado, por lo tanto no había dinero con qué pagar al Hotel ni a los proveedores del congreso.  

A dos meses del evento, el proyecto sigue relativamente parado en algunas áreas, podría augurarse el fracaso del proyecto, sin embargo no es tiempo para darse por vencidos, es una oportunidad única de sacar el proyecto adelante, de lograr los objetivos, de realizar lo mejor posible el congreso y sobre todo de poder motivar a los líderes de toda Latinoamérica para que sigan adelante con sus proyectos mejorándolos y generar así un impacto aún más grande en sus comunidades.

Posibles líneas de reflexión.

No se tiene una visualización de la solución del conflicto más clara que el de las 5Cs del trabajo en equipo:

<!--[if !supportLists]-->§         <!--[endif]-->Complementaridad. Las interconexiones de las áreas son un punto que se debe construir mediante el conocimiento de responsabilidades,  tener una integración clara y precisa, no con el pensamiento de poder liberarse de responsabilidades o culpar a otra área, sino con el pensamiento de siempre estar atentos sobre como apoyar a las demás áreas.

Las actividades de integración son un foco importante, al principio del proyecto se hizo una actividad de integración increíble, sin embargo considero que podrían existir ejercicios de integración de breve duración que pudieran estar relacionados con el proyecto.

El proceso de interdependencia debe de hacer una reflexión entre nosotros sobre cómo somos complementarios un área con otra y poder ayudarnos entre todos.

<!--[if !supportLists]-->§         <!--[endif]-->Coordinación. Las interconexiones no solamente se deberán conocer para buscar la complementariedad sino para generar un esfuerzo conjunto, la coordinación es el factor que permitirá el flujo rápido y eficiente de los procesos, el poder alcanzar las metas de una manera más robusta.

Todos los miembros de la mesa directiva deberán estar concientes de que un objetivo alcanzado por parte de su área, también será importante para las demás.

<!--[if !supportLists]-->§         <!--[endif]-->Comunicación. El poder tener una formalidad en cada sesión y en cada objetivo, tener totalmente claros las metas correspondientes a cada área así como su interconexión entre las demás áreas son puntos que deben tratarse seriamente.

Es claro que lo que se deberá cambiar a primera instancia es el tipo de negociación con la cual la mesa directiva negocie con sus presidente un factor importante con el que se alcance el éxito, no se podrá tener un trabajo importante si no se tiene un ambiente de respeto durante las negociaciones, menos cuando se sabe que todos son voluntarios.

<!--[if !supportLists]-->§         <!--[endif]-->Confianza. Un punto que aún no se ha tenido, y a lo mejor no se ha tenido del todo, se ha perdido la confianza entre los integrantes, esto ha hecho que muchos miembros ya no confíen en el éxito del congreso.

 También comprendo vital el poder ser generosos y humildes, se deberán acabar las exigencias de mala gana y los comentarios incluso sarcásticos en ofensa a cualquier miembro.

<!--[if !supportLists]-->§         <!--[endif]-->Compromiso. Lo considero como el primer punto a cambiar, la motivación con la que se de cualquier actividad es vital, el poder recordar porqué y para qué estamos haciendo el congreso, la idea en los miembros de poder generar un impacto importantísimo para la vida de muchos líderes sociales en Latinoamérica. Sin duda la motivación será la principal generadora de éxito.

Una vez teniendo importantes soluciones a las diversas problemáticas, se plantea un plan de acción, es decir, propuestas.

• Primeramente será necesario tener un código de ética con el cual nos regimos, será importante el respeto mediante la humildad y la tolerancia.
• Concienciar a la mesa directiva para que cada decisión se aplique por medio de votaciones y no solamente por la decisión del presidente, dicha decisión tendrá que ser analizada a detalle y tendrá que mejorar y/o facilitar los procesos de cualquier índole relacionada a RYLA Latinoamérica, sin duda una organización democrática, deberá tener eventos democráticos y no autoritarios.
• Pedir 2 días antes al presidente, el flujo de cada sesión y conocer los objetivos de ésta, de manera que se pueda estructurar la sesión para que sea rápida y sin redundancias.
• Cada área deberá tener enlistados los objetivos principales de la misma, de qué manera interactúa con absolutamente cada área, tener un flujo de actividades de cada área desde ahora hasta el día del congreso, con un calendario riguroso en entrega de resultados, sería una gran fortaleza, pues así se estaría consciente de lo que debe hacer sin necesidad de ser exigidos por el presidente.
• El presidente deberá ser un administrador y un motivador, tendrá que respetar los puntos de vista de cada miembro y saber negociar cualquier diferencia en base a lo que es mejor para el proyecto y no en su propia creencia.
• Se aprovecharán las herramientas virtuales (WIZIQ, SKYPE) para realizar sesiones y así poder tener un monitoreo más continuo y efectivo.
• Se harán actividades de integración breves y se abrirá al final una ronda de retroalimentación en puntos que pudieron ver débiles de cualquier área determinada. Un ejercicio podría ser: escoger a una persona y preguntarle ¿Qué es lo que harías si estuvieras en mi área? la actividad dura 5 minutos (5 minutos le responde una persona  y 5 minutos la otra ) , al terminar se cambian las personas para poder preguntarle a otro miembro, creo que pudiera servir como una retroalimentación fantástica en un ambiente de respeto.
• La integración al equipo de personas que dispongan de tiempo necesario, y también que tengan alguna experiencia en el área que cubrirán, en caso de no encontrar una persona experimentada, el miembro deberá cumplir un perfil adecuado al área donde trabajarán.
• Existen 5 puntos en la que nosotros (La mesa directiva) deberíamos trabajar, dichos puntos son:

Recepción. Principalmente saber escuchar, pero escuchar de manera de respeto, no para buscar alguna debilidad en los argumentos, sino para buscar fortalezas.

Retención. Poder ser capaces de recordar nuestros compromisos y actividades futuras para así poder cumplirlas y no dejar actividades sin realizar solo por haberlas olvidado.

Análisis. Poder tener una estructura mental en cada momento del proyecto, dicha estructura deberá de estar siempre alineada con los objetivos a alcanzar.

Emisión. Se debe de ser más asertivos al momento de comunicarse, con respeto y sobre todo con mucha humildad.

Control. El ser responsables es una obligación pero la mesa directiva debe ser más que eso, deberá tener herramientas para poder monitorear y gestionar las diversas problemáticas que se vayan dando.

Conclusión

El conocimiento teórico del liderazgo organizacional es una herramienta maravillosa para poder enfrentar y solucionar los problemas de una manera más eficiente, el proceso de análisis y de usar los distintos modelos de solución de conflicto y negociación servirán para darle solución a una seria problemática la cual es el estancamiento de un proyecto.

En este caso RYLA Latinoamérica significa un reto muy grande y muy importante, pues tiene problemas muy complejos, pero también grandes posibilidades de solucionarlo.

Concluyo que los grandes problemas y retos del liderazgo organizacional, de las maneras más diversas y frustrantes únicamente se pueden encontrar en los proyectos sociales basados en el voluntariado, debido a que son proyectos donde los miembros y líderes no reciben remuneración alguna, el compromiso no surge de la necesidad económica sino de la voluntad de trabajar por un mundo mejor, sin embargo dicha necesidad es más fácilmente quebrantable y el compromiso debe de regenerarse para alcanzar cualquier objetivo, es justamente donde surgen los grandes líderes que pueden enfrentar cualquier tipo de reto, son motivadores, generadores de más lideres y sobre todo, son conscientes del entorno que los rodean, por lo que siempre buscarán que en la innovación y el liderazgo se encuentre un factor que pueda beneficiar a todo su entorno. 

Bibliografía.

 

Del Castillo Otero, Marcela. Dos es mejor que uno [En Línea]. México: Instituto Tecnológico de Sonora.

Disponible en:

http://biblioteca.itson.mx/oa/educacion/oa5/trabajo_en_equipo_dos_es_mejor_que_uno/index.htm